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办公文秘需要学些什么|「办公文秘」提高综合素质,细化文件管理

【www.swirlview.com--公检法司】

  不论党政机关还是企事业单位,大大小小的社会组织都不能没有办公室这一机构设置,可见办公室的地位有着不可替代的作用。下面是YJBYS小编搜索整理的关于办公文秘的一些工作内容,欢迎参考阅读,希望对大家有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们应届毕业生培训网!

  一、加强学习,提高自身素质

  面对严峻的竞争形势,办公室工作人员必须与时俱进,努力掌握科学理论和现代办公手段,从单纯“一元型”工作人员向“多元型”工作人员转化,适应工作的开展需要。一是要不断加强政治理论学习,坚定正确的政治方向,树立正确的世界观、人生观和价值观,运用辩证唯物主义的立场、观点和方法,研究新情况,解决新问题,增强政治的敏感性。二是注重基础业务知识学习,加强文学理论、写作知识的学习,不断提高文学写作水平和公文写作能力;同时还要注重学习,使自己真正成为业务强的、能胜任本职工作的行家里手。三是重视综合技能培训。随着办公室工作自动化、信息化、系统化的不断加快,办公室人员要不断加强专业技能的培训和学习,努力做到一专多能、样样精通,提高综合素质。

  二、牢固树立大局意识、服务意识、责任意识

  首先要树立大局意识。要站在全局的高度去思考问题,从全局出发,为大局着想,服从服务于大局,要始终围绕单位的中心工作开展工作。

  其次是树立服务意识。服务是办公室的主要工作,是办公室工作的出发点和立足点,要把服务贯穿与办公室工作的各个方面和各项工作的全过程。要不断在创新服务方式,提高服务效率上下工夫,将被动服务转为主动服务,把服务贯穿与办文、办事、办会的日常工作之中。要从领导的批评和大家的期待中看到差距、改进工作、改进作风,不断的强化服务意识,发扬爱岗敬业、无私奉献精神,推动各项工作的顺利进行。

  再次是树立责任意识。要养成认真、负责的工作态度,在细微之处见真功夫,在工作上做到事事有回音,件件有落实。出现问题要敢于面对,不推诿、不搪塞,有错必纠、知错必改。

  三、时刻进行换位思考 发挥参谋助手作用

  虽然办公室工作人员不直接参与政务决策,但其工作质量的高低对政务决策有着至关重要的影响。

  办公室工作人员要在勤奋工作的同时,要讲究方法和技巧,要注意换位思考,站在领导的高度和角度观察、分析和思考问题,增强参谋意见的可行性。要努力提高自己的口头和书面表达能力,力求客观性、时效性、概括性和逻辑性相统一,做到谦逊委婉、言简意赅、一语中的。文风要篇幅简短、文笔朴实、内涵明确、行文畅通;口头表达要做到语言规范、中心突出、毫不罗嗦,要根据服务对象的个性特点和服务内容涉及不同的语言表达方式。要练就善于驾驭各种复杂关系的本领,协助领导协调各方面的关系,形成合力,保证中心工作的落实和工作目标的实现。在工作中,更要注意相互尊重,抓好日常的协调,工作上遇到不顺利的时候,要沉着冷静、不急不躁,善于做耐心细致的沟通工作,达到互相配合,完成任务的目的。

  办公室工作千头万绪,工作内容十分繁杂,作为一名现代化办公室的工作人员必须在工作中寻求突破、创新,做到热情、周到、优质、高效的服务,并具备甘于清苦、勇于奉献、勤于磨炼的精神,努力营造办公室争先创优、团结协作、无私奉献的和谐局面

  四、公文管理要做到明确、细致、调理清晰

  1.要充分发挥计算机及相应办公软件的作用

  在计算机普及的今天,利用合适的计算机软件对公文进行信息化管理,无疑会大幅度提高工作效率、降低工作强度。目前网络上可以查到多款公文处理类软件,这些软件各有所长,关键是要选择适合本单位使用的产品。利用软件进行收文、行文登记、归档,无疑会事半功倍,大大提高工作效率。

  2.建立公文保管规则

  做办公室工作尤其容易把时间浪费在查找东西上面。在实际工作中,我们也常会看到有的工作人员把文件柜的资料全部翻出来,前后翻过多少遍,也不一定能找到所需文件,既浪费时间又耗费精力。能迅速找到所需文件,体现了一个人良好的工作素质。各种文件按一定规则存放,预先支出的是一小点时间,最终却能为我们养成这种良好的工作习惯。由于使用了档案管理软件,入档文件不需要再像以前那样分类保存,所有文件只需按收(行)文序号统一排序。在查找文件时,首先通过计算机软件按条件查到所需文件,通过该文件的收(行)文序号查看收(行)文登记簿,通过签字查看该文件时否存放在本部门。如果存放在本部门,再根据收(行)文序号即能迅速找到纸质文件。

  如果领导要我们找一份文件,而我们既找不出又不能说明这份文件由哪个部门保管,这是一件很尴尬的事。大部分单位日常文件的传递是以签字为依据的,但在实际工作中发现,有的单位由于工作繁忙,把一些必要的环节省略了,造成责任不清,久而久之,后患无穷。在利用软件管理公文过程中,做到每次传递、借用都有记录,填写一次记录不过几秒钟的时间,却避免了将来找寻文件时浪费时间。

  3.抓好文件精神的落实与检查

  办公室必须紧密围绕单位中心工作,突出重点,强化服务,健全工作机制,积极推进工作制度化、规范化,及时将重要文件、会议、部署分解立项,落实具体承办部门,明确责任和具体要求,定期或不定期地进行督查通报。对领导批示查办的事项,做到“批必查、查毕果、果必报”。各项工作项项有人抓、件件有落实,形成相互衔接、相互促进、齐抓共管的良好氛围,保证领导与部门之间、部门与部门之间、上下级之间信息渠道的畅通和及时有效的衔接。

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